muumoo.jp

2006/10/12 Google Calendarは期日のないToDoを管理できないのでGmailでやってみた (管理人日記)

昨日の話とも多少つながるのですが、期日のないToDo管理をGmailでやってみようという話。

Google Calendarでは、期日のあるToDoは余裕で扱えます。とっても便利。これで期日のないToDoも扱えるようになれば文句なしなんですが、今はそういう機能はないです。

実は、Google CalendarでToDoを扱うというすばらしいGMスクリプトがありますが、Firefoxでしか使えないことと、データをWeb上に持つわけではない(PC内に持つ)という点があり、他のマシンやケータイからは見ることができないので、私の希望には合いませんでした。

困ったときはGmail。工夫次第でどうにかなるかな。

今まではRemember The Milkを使っていた

ToDo管理というと、今まではRemember The Milkを使っていました。Ajaxをうまく使った画面で、メールからの登録、自然語に近い文章での登録、ショートカットキーによる操作、多彩なリマインダー、強力な共有・公開機能、SSLによる通信などが特徴。

とってもすばらしいのですが、昨日の日記にも書いたように、いろんなWebのサービスを利用すると、ブラウザが開きすぎで困ってました。そこで、どうせ開きっぱなしであるGmailでToDo管理もやれば、Remember The Milkを閉じることができるのではないか、ということが今回の始まり。

GmailにToDoを登録

ToDoを登録する際は、(自分のアカウント名)+todo@gmail.com にメールで送ります。件名がToDoのタイトルになるようにします。タイトルを後で変更することはできないので、よーく考える必要があります。

Gmailにはエイリアスという機能があって、アカウント名の後ろに + を追加すると、その後ろ(@よりは前)に自由な文字を追加しても無視されて普通にメールが届きます。無視はされますが、宛先(To)のところにはエイリアスを使ったアドレスが書いてあるため、メールの振り分けの際に便利。今回は todo というエイリアスにしておいて、ToDoのためのメールだけ簡単に振り分けられるようにします(後述)。

Gmailで自分で自分にメールを出しても良いし、ケータイの電話帳に登録しておけばケータイからも簡単に登録できます。

宛先入力済みの画面をブックマーク

Gmailで自分にメールを出す場合、宛先のところにいちいちアドレスを入れる手間を省くことができます。

メールアドレスが記入された状態のメール作成画面のURLを作ることができますので、このURLをブックマークに登録しておけばいい。ブックマークレットみたいな感じ(スクリプトではなくURLを登録するので、普通のブックマークですが)。

https://mail.google.com/mail/?to=(自分のアカウント名)%2Btodo%40gmail.com&view=cm&fs=1

もちろん、(自分のアカウント名)のところは自分のものに置き換えてください。

フィルタの作成

こうして届いたToDo用のメールを、管理しやすいようにフィルタで振り分けます。フィルタとは、Gmailがメールを受信した際にそのメールに対していろんな操作ができるというものです。

今回は以下のようなフィルタにしました。

• 宛先 : (自分のアカウント名)+todo@gmail.com
• 受信トレイをスキップ (アーカイブします)
• スターを付ける
• ラベルを適用 : todo

これにより、+todoのついたメールアドレスへ送られたメールは、受信トレイには表示されず、スターがついて、さらに「todo」というラベルが与えられるようになります。

今回は、スターはToDoの完了/未完了を表すことにします(未完了がスター有り)。

未完了のToDoだけ表示

Gmailの画面左側のラベル欄に「todo」が増えています。ここをクリックすれば、ToDoとして登録した項目の一覧が出ます。

ですが、このままではスター有りも無しも混ざってしまう。通常は未完了のToDoだけ見れば良いので、「ラベルがtodoで、スター有り」の一覧が見たいわけですが、マウス操作ではこの表示は不可能です。

そこで、Googleお得意の検索機能を使います。

「ラベルがtodoで、スター有り」を抽出する条件は

(label:todo is:starred)

です。これをGmailの検索欄に入れれば、未完了のToDoだけが表示されます。

しかし、いちいちToDoを見たいときにこの条件を入力するなんてイヤですので、検索結果を直接表示するURLを作成して、ブックマークに登録しておきます。

https://mail.google.com/mail/?search=query&view=tl&fs=1&q=%28label%3Atodo%20is%3Astarred%29

こんな感じ。これで、ブックマークをクリックするだけで、未完了のToDoの一覧が表示されます。Ajaxを多用しつつも、いろんな画面のURLが用意されているのがGmailのすごいところ。Ajaxって言いたいだけの人とは違う。

そして、言うまでもないと思いますが、ToDoが完了したらスターを外します。スターがないのが完了のしるし。

ToDoに情報を追加したいとき

ToDoに追加情報を与えたいときも便利。そのToDoのメールに返信するだけです。Gmailは、メールの一連のやりとりを「スレッド」という単位で1つにまとめてくれる機能があるので、それが役に立つ。

ただし、返信の際は件名を変更してはいけません。件名を変えるとスレッドにまとまらなくなります。

共有、公開、リマインダー、重要度、カテゴリ分類

ここまでで、かなりToDoを本気で管理できるようにはなりましたが、Remember The Milkの完全な代替にはまだ遠いです。

共有や公開機能はどうやっても実現しそうにないです。共有したい人にも常に同じメールを送るくらいしかない。案外それで行けちゃうかもしれませんが。

リマインダーも無理ですが、期日があるToDoはGoogle Calendarに登録しておけば、そっちでリマインダーを送ることができます。「期日は無いけど毎朝リマインダーを送りたい」とかはむずかしい。

重要度やカテゴリの分類は、フィルタとラベルと検索を駆使すれば可能だとは思いますが、やりすぎると管理の手間ばかりで破綻してしまうかも知れないので、ほどほどに。GTD風に考えれば「すぐやる」「いつかやる」「プロジェクト」くらいでいい。管理作業自体が負担にならない程度で。

しばらく使ってみる

まだこのやり方に変えたばかりなので、ホントにこれでやれるかどうかはわかってません。改良する点もあるだろうし、もっと全然違ういい方法もあるかも知れない。

とりあえず、常時開いておくブラウザが1つ減ったのはうれしいので、それなりに効果はあったかな。

この記事のURI:

http://muumoo.jp/news/2006/10/12/0gmailtodo.html